Desde el pasado 1 de abril, se ha implementado una modificación significativa para agilizar los procedimientos relacionados con las bajas por enfermedad (Incapacidad Temporal – IT). El trabajador ya no está obligado a entregar a la empresa su baja médica, es la empresa quien puede descargar el parte directamente del Fichero INSS Empresas.
El Gobierno ha suprimido la responsabilidad de los trabajadores de enviar a sus empresas los documentos de baja médica, ya que ahora será la empresa la encargada de obtener la información de la Administración. Según la explicación proporcionada por los responsables de la Seguridad Social, solo se entregará una copia del documento de baja al trabajador, eliminando tanto la segunda copia como la obligación de que el trabajador la entregue en la empresa, entidad gestora o mutua. Esto implica que desaparece la necesidad de proporcionar una segunda copia de los documentos de baja y alta médica al empleador, independientemente del método de entrega elegido por el trabajador.
Como opción, la regulación establece que la interacción entre las entidades emisoras y el INSS se realizará de manera electrónica, evitando procedimientos que pueden resultar costosos para las personas que se encuentran en situación de incapacidad temporal. Además, se aprovecharán las oportunidades para mejorar la efectividad y la eficiencia que ofrecen los avances en digitalización y tecnologías de la información.
¿Cómo funciona este nuevo sistema?
El nuevo proceso funciona de la siguiente manera: los proveedores de servicios de salud, como el Servicio Público de Salud, las mutuas o las empresas colaboradoras, envian electrónicamente al Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS) los datos de los partes médicos de baja, confirmación y alta.
Una vez que el INSS reciba esta información, las empresas pueden acceder a los datos a través del Fichero INSS Empresas. En casos donde la empresa no esté obligada a utilizar el Sistema RED, las comunicaciones se realizarán por correo ordinario y mensajes de texto (SMS). Además, esta información estará disponible en la plataforma electrónica de la Seguridad Social.
Por otro lado, las empresas tienen la responsabilidad de enviar al INSS, a través del Sistema RED, los datos económicos del parte médico de baja en un plazo máximo de tres días laborables. De esta manera, las empresas ya no tendrán que transmitir al INSS los datos económicos de los partes de confirmación y alta, simplificando también estos procesos.
Estos datos se envian mediante un archivo .FIE, que es un formato utilizado por el Instituto Nacional de la Seguridad Social para informar a los usuarios del Sistema RED sobre cualquier cambio que ocurra en las prestaciones de Seguridad Social de sus empleados. Estos cambios pueden incluir tanto subsidios (prestaciones a corto plazo) como otras prestaciones que afecten al contrato laboral o a las obligaciones empresariales con la Seguridad Social. El archivo .FIE se enviará a los usuarios del Sistema RED a través del programa SILTRA de la TGSS.
¿Qué es un fichero FIE?
Un fichero FIE, se ha convertido en un recurso clave en el ámbito de la tecnología. Este sistema, esencialmente, se ocupa del manejo, almacenamiento y organización de diversos datos. Su relevancia radica en su capacidad para acomodar grandes volúmenes de información, siendo una pieza fundamental para optimizar procedimientos y aumentar la eficiencia en el trato de la data.”
El fichero FIE es un archivo utilizado por el Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS) en España para comunicar a los usuarios del sistema RED información sobre las variaciones en las prestaciones de Seguridad Social de sus trabajadores. Esto incluye situaciones como incapacidad temporal, prestaciones por cuidado de menor, riesgo durante el embarazo o la lactancia, incapacidad permanente y jubilación.
El propósito principal de este fichero es permitir a las empresas estar al tanto de los cambios en las prestaciones de Seguridad Social que reciben sus trabajadores, lo cual es crucial para la gestión de nóminas. El fichero FIE es un archivo de texto plano (formato .txt) y requiere de software específico para su lectura y gestión, como por ejemplo el programa MsNómina, que puede convertir estos ficheros a formatos PDF o Excel.
¿Cómo interpretar los ficheros FIE?
Entender el funcionamiento de los ficheros FIE puede parecer una tarea compleja, sin embargo, con el conocimiento adecuado se simplifica. Primordialmente, la lectura de estos documentos digitales requiere un entendimiento básico en el campo del procesamiento de datos. Aunque su estructura puede parecer compleja a primera vista, su diseño inteligente permite un fácil acceso y comprensión de la información que contienen, facilitando así la toma de decisiones basada en información precisa y actualizada.
Herramienta gratuita para la interpretación de los archivos y ficheros FIE de la TGSS
a3LectorFIE es una herramienta que facilita a Despachos Profesionales y Empresas el manejo eficiente de situaciones registradas en el INSS de sus empleados afiliados, especialmente en lo que respecta a bajas por incapacidad temporal y enfermedades comunes, así como otras prestaciones de la TGSS. Esta herramienta gratuita interpreta los datos proporcionados por la Administración a través del sistema RED en forma de ficheros o archivos FIE, y los transforma en un formato de Excel con todos los detalles relevantes. Esto permite gestionar de manera más efectiva las prestaciones correspondientes dentro de la solución laboral de la empresa. Además, el archivo de Excel generado se mantiene actualizado con nueva información al descargar nuevos ficheros FIE.
¡Adáptate a la nueva normativa con la nueva versión del lector!
La nueva versión (V3), está adaptada a los cambios incorporados por el INSS sobre las nuevas “Situaciones Especiales” de IT.