Con la entrada en vigor de la Ley Antifraude y la Ley Crea y Crece, las pequeñas y medianas empresas (PYMEs) en España se enfrentan a nuevas obligaciones en la gestión de su facturación. La adopción de la factura electrónica se ha vuelto no solo una ventaja competitiva, sino también una necesidad legal.
Objetivos de la Ley Antifraude
La Ley Antifraude, oficialmente conocida como Ley 11/2021, tiene como objetivo principal combatir el fraude fiscal y mejorar la transparencia en las transacciones económicas. Entre sus principales medidas, la ley incluye:
- Limitación de los pagos en efectivo: Para reducir el uso del dinero en efectivo en transacciones comerciales, se establecen límites estrictos.
- Fortalecimiento de los controles fiscales: La Agencia Tributaria dispone de más herramientas para identificar y sancionar el fraude fiscal.
- Obligatoriedad de la facturación electrónica: Se busca que todas las transacciones comerciales se realicen de manera digital para asegurar un mayor control y trazabilidad.
Cambios y Nuevas Obligaciones para las PYMEs
Con la entrada en vigor de esta ley, las PYMEs deben adaptarse a varios cambios importantes en su gestión de la facturación:
- Obligatoriedad de la factura electrónica:
- A partir del 1 de julio de 2025, según establece la Ley Antifraude, no estará permitido el uso de software o sistemas electrónicos de facturación que no estén homologados y cumplan los requisitos establecidos en el reglamento de la ley Antifraude.
- Requisitos técnicos y de formato:
- Las facturas electrónicas deben cumplir con un formato estructurado específico, como Facturae, XML, UBL, etc.
- La firma electrónica avanzada o cualificada es obligatoria para garantizar la autenticidad e integridad de las facturas.
- Conservación y accesibilidad:
- Las facturas electrónicas deben ser conservadas durante un mínimo de 6 años.
- Deben estar disponibles y accesibles para inspecciones fiscales en cualquier momento.
Por qué ayuda la factura electrónica a cumplir con los propósitos de la Ley Antifraude
La implementación de la factura electrónica ofrece varias ventajas para facilitar el cumplimiento de la Ley Antifraude:
- Transparencia: Las facturas electrónicas, de la manera en que se especifica en el Reglamento de la Ley Antifraude o Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación (RD 1007/2023, de 5 de diciembre), permiten un registro más transparente y detallado de las transacciones comerciales.
- Reducción de oportunidades de fraude: Al reducir el uso del papel y el efectivo, se minimizan las oportunidades de fraude fiscal.
- Eficiencia en la gestión: La digitalización de la facturación agiliza los procesos administrativos, mejora el control interno de las empresas y la comunicación con las administraciones.
- Trazabilidad y control: La facturación electrónica proporciona una trazabilidad completa de las transacciones, desde la emisión hasta la recepción y pago de las facturas.
Cómo afecta a las pymes la Ley Antifraude
Las empresas que ya trabajan con un software de facturación homologado tienen la tranquilidad de que no tendrán que cambiar de programa para adaptarse. Eso sí, deben asegurarse que su circuito de ventas está adaptado, ya que no se puede borrar información de las facturas, ni eliminarlas. Todo el circuito debe quedar registrado.
Las empresas que todavía no disponen de un software homologado deben revisar sus opciones y realizar el cambio con el tiempo suficiente para adaptar sus circuitos y procesos internos al nuevo programa y las nuevas circunstancias. Sobre todo, si se trata de empresas que requieran integraciones a medida o particularidades, deberían encarar el cambio cuanto antes. Del mismo modo, que deben prever si requieren formación previa sobre el nuevo software.
Aquellas empresas que siguen trabajando con facturas en papel, Word, Excel o similares tienen la oportunidad de comenzar a digitalizar su empresa: agilizar su gestión, reducir carga de estrés y errores humanos, mejorar la comunicación con su asesor.