El pasado día 5 de diciembre de 2023 se aprobó el Real Decreto sobre los requisitos que deben cumplir los programas informáticos y software de facturación para evitar las dobles contabilidades o la manipulación de las facturas en aras de prevenir el fraude.
Este Real Decreto afecta principalmente a los fabricantes de sistemas y programas informáticos o electrónicos de facturación de empresas y profesionales, ya que marca los requisitos que éstos deben cumplir para estar dentro de la norma. Aunque también afecta a empresarios y profesionales que deben ir adaptándose y sustituyendo sistemas que no entren en los requisitos establecidos por programas y software homologado para asegurarse el cumplimiento.
¿Cómo tendrá que ser el software antifraude?
El BOE del 10 de julio, en el que se publica la nueva ley contra el fraude fiscal, hace especial hincapié en el software de doble uso. Los programas de contabilidad, facturación o gestión deberán cumplir unas características principalmente de trazabilidad y accesibilidad, así como de prohibición de las dobles contabilidades.
*Iremos incorporando información actualizada a medida que se vaya teniendo todo el reglamento desplegado aquí: Factura electrónica obligatoria
Según el BOE, respecto a los cambios en la trazabilidad, estable que:
“La obligación, por parte de los productores, comercializadores y usuarios, de que los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión de quienes desarrollen actividades económicas, garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos. Reglamentariamente se podrán establecer especificaciones técnicas que deban reunir dichos sistemas y programas, así como la obligación de que los mismos estén debidamente certificados y utilicen formatos estándar para su legibilidad.”
Los sistemas informáticos que se utilicen para facturar deben contar obligatoriamente con una declaración responsable de la que quede constancia formal, expedida por el productor.
Relacionado con este tema, la factura electrónica cobra cada vez más relevancia y aunque este Real Decreto no regula la normativa de la factura electrónica está íntimamente relacionado y resulta compatible con ella.
Entre los elementos que deben incluir las facturas, se establece la obligatoriedad de utilizar una huella electrónica (hash) que sea única para cada factura y la relacione con la secuencia de facturas y la inclusión de un QR con la representación gráfica del contenido parcial.
Facturas electrónicas
Además, tanto para facturas electrónicas como las que no lo sean cuyo sistema informático realice la remisión de todos los registros de facturación a la Agencia Estatal de Administración Tributaria deben incorporar la frase “Factura Verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERI*FACTU”.
*Verifactu es un sistema impulsado por la Agencia Tributaria que tiene el objetivo de luchar contra el fraude fiscal e impulsar la digitalización y automatización de los procesos de fiscalidad empresarial.
Por otro lado, la normativa refuerza el control fiscal de las criptodivisas. De este modo, se establecen obligaciones de información acerca de las operaciones económicas vinculadas a las monedas virtuales.
¿Cómo te puede afectar si tienes uno de estos programas?
Si cuentas con el software de Wolters Kluwer no tienes por qué preocuparte. Wolters Kluwer siempre está adaptado a los cambios legales. Su permanente contacto con la Administración Pública certifica sus productos conforme a los requisitos de las nuevas normativas.
Programa de facturación
En relación con la Ley Antifraude, es importante destacar la relevancia de un programa de facturación. La facturación electrónica se ha convertido en una herramienta fundamental para las empresas, y no solo por la comodidad y la eficiencia que aporta, sino también porque es una exigencia legal en muchos casos.
Uno de los aspectos clave de la Ley Antifraude es que obliga a las empresas a mantener un control riguroso de sus facturas. Un programa de facturación eficiente puede ayudar enormemente en este aspecto, permitiendo un seguimiento detallado y en tiempo real de todas las operaciones comerciales realizadas.
Además, el uso de un programa de facturación permite generar facturas con el formato legal requerido, incluyendo todos los datos necesarios. La Ley Antifraude exige que las facturas contengan cierta información, como el NIF del emisor y del destinatario, la descripción de la operación, la fecha de emisión y el importe de la operación.
Finalmente, un programa de facturación online también es útil para garantizar el cumplimiento de los plazos de conservación de las facturas, que la Ley Antifraude establece en cuatro años. Gracias a estas herramientas, las empresas pueden almacenar y recuperar sus facturas de forma segura y rápida, facilitando el cumplimiento de sus obligaciones fiscales.
Programas de facturación para pymes
En el contexto de la Ley Antifraude, es crucial comprender la importancia de los programas de facturación para pymes. Estas herramientas son fundamentales para mantener la transparencia y la eficiencia en los procesos contables y fiscales de las pequeñas y medianas empresas. Son especialmente útiles para cumplir con las obligaciones impuestas por la ley de manera eficiente.
Un programa de facturación permite a las pymes emitir facturas electrónicas, las cuales son un requisito de la Ley Antifraude. Estas herramientas también facilitan el seguimiento de las transacciones, ayudando a las empresas a evitar cualquier irregularidad o discrepancia que pueda resultar en sanciones legales.
Además, estos programas ofrecen funciones de gestión financiera que pueden ayudar a las pymes a optimizar sus operaciones. Esto incluye la gestión de inventarios, la gestión de clientes, la facturación recurrente y la gestión de proveedores. Estas funciones pueden ser especialmente útiles para las empresas que buscan adaptarse a las nuevas regulaciones de la Ley Antifraude.
Finalmente, es importante mencionar que un buen programa de facturación puede ayudar a las pymes a ahorrar tiempo y recursos. Estas herramientas automatizan varias tareas administrativas y contables, permitiendo a las empresas centrarse en su actividad principal, a la vez que garantizan el cumplimiento de la Ley Antifraude.
Una Ley para digitalizar los procesos de facturación
Esta normativa es el primer paso a la obligación de la digitalización y de la certificación de los procesos de facturación y contables. Es la base para incorporar sistemas como la facturación electrónica, igual que ha sucedido en otros países y en el País Vasco con el Ticket Bai.
Ticket BAI obliga a todas las empresas a nuevos requisitos de facturación: cualquier dispositivo que emita facturas deberá hacerlo con un programa adscrito a la lista de software garante. De esta forma las nuevas facturas se emiten con un código identificativo TBAI y un QR que recopilan toda la información e identifican al emisor, datos que recibirán las Haciendas locales.
Es momento de prepararse y aunque parezca que la fecha del 1 julio de 2025 está muy lejana, es mejor. ir preparándose para escoger la mejor opción. Programas de facturación como a3factura que puedes implementar y que te harán ir un paso por delante o soluciones más completas como a3ERP que también te aseguran el cumplimiento tanto con la Ley Antifraude como con la Ley Crea y Crece de factura electrónica. En Esofitec, como proveedores de las soluciones de Wolters Kluwer te ayudamos en tu proceso de digitalización con el mejor software adaptado siempre a la nueva normativa legal.
¿Qué es la ley antifraude?
La Ley 11/2021, coloquialmente conocida como ley antifraude, se ha creado para combatir lo que se denomina como “software de doble uso”, es decir, programas informáticos que permiten a los usuarios llevar una contabilidad paralela a la oficial.
La ley prevé abordar múltiples reformas de las leyes fiscales. Uno de los cambios afecta al software de contabilidad, facturación y gestión, que deberá adaptarse a un conjunto de medidas antifraude.
La entrada en vigor de la Ley Antifraude BOE 2021 ha supuesto un cambio significativo en la forma en que las empresas deben manejar sus finanzas y obligaciones tributarias. Esta ley, publicada en el Boletín Oficial del Estado (BOE), tiene como objetivo principal combatir el fraude fiscal y prevenir prácticas financieras deshonestas.
La BOE Ley Antifraude 2021 establece nuevas reglas y regulaciones que todas las empresas deben seguir. Entre sus disposiciones más destacadas se incluyen límites más estrictos en los pagos en efectivo, la obligación de proporcionar información detallada sobre las operaciones con criptomonedas y la introducción de sanciones más severas para las empresas que no cumplan con sus obligaciones fiscales. En definitiva, la nueva ley busca fomentar una cultura de cumplimiento y transparencia en el ámbito empresarial.
Las sanciones que establece esta ley pueden ir de los 1.000 a los 150.000€.
Artículo actualizado a 14 de diciembre de 2023