Software para empresas de distribución de alimentación
Cuando hablamos de complejidad en gestión de stock y caducidades, nos referimos principalmente a la complejidad que tienen las empresas de distribución de alimentos preparados, distribuidoras de 4ª y 5ª gama. Estas empresas trabajan con productos perecederos, deben cumplir con estrictas regulaciones sanitarias y, por tanto, necesitan trabajar con gran precisión la coordinación de compras y ventas, la gestión de inventarios, caducidades y la comunicación con proveedores y clientes.
La complejidad de la gestión en la distribución de alimentos
Hablando con Roger Pineda, propietario de Anpisa, una empresa de distribución de productos gastronómicos de reciente creación, nos explicaba cuáles eran los puntos de complejidad a los que se enfrentaban a diario:
- Control de Stocks: Es fundamental tener una visión clara y actualizada del inventario para evitar encontrarse con un exceso o falta de stock que puedan llevar a pérdidas financieras significativas. Bien por deterioro del producto, bien por no poder servir a tiempo.
- Gestión de Caducidades: Los alimentos y productos de alimentación preparados tienen fechas de caducidad que deben ser monitoradas para garantizar que los productos se vendan antes de que expiren, en perfectas condiciones y evitando así desperdicios y problemas legales.
- Gestión de Compras: La planificación de compras debe ser precisa para asegurar que siempre haya suficiente stock sin sobrepasar la capacidad de almacenamiento, además de negociar con proveedores para obtener las mejores condiciones y llevar un seguimiento.
- Gestión de Ventas: La coordinación de pedidos, la facturación y la entrega de productos a los clientes debe ser eficiente para satisfacer sus expectativas y mantener la competitividad en el mercado. Análisis de indicadores: para tomar decisiones es importante tener datos y poder realizar el seguimiento de indicadores clave: determinar precios, viabilidad de nuevas líneas, ratios de estocaje…
La solución: Implementación de un ERP
En el caso de Anpisa, optaron por a3ERP una herramienta integral que ofrece solución a todos estos puntos críticos al unificar todas las funciones empresariales en una sola plataforma.
Roger Pineda, nos exponía que en un primer momento tenían dudas porque no se sentían muy cómodos con la parte informática y porque desconocían qué necesitaban realmente. Y es que la implementación de un ERP no es una solución única, cubre necesidades comunes pero su aplicación puede personalizarse, es un software flexible y modulable en función de las necesidades específicas y del momento de la empresa.
Por la parte informática, tanto Pineda como su socia, en seguida se sintieron cómodos, puesto que la implantación de un software como este debe ir acompañada de formación y una vez que conocen la herramienta, resulta sencillo concebir cómo funciona el negocio dentro de ella.
Pasado ya un tiempo con la solución implantada, han podido ir mejorando la configuración conforme sus necesidades y estos son los beneficios que han obtenido:
- Gestión Centralizada: Un ERP centraliza la información de inventarios, ventas y compras, permitiendo una visión completa y en tiempo real de todos los procesos. Esto facilita la toma de decisiones informadas y estratégicas.
- Control de Caducidades: El sistema permite gestionar las fechas de caducidad de los productos de manera eficiente, alertando a los responsables sobre los próximos vencimientos y ayudando a planificar las ventas y promociones.
- Optimización de Compras: Un ERP ayuda a prever la demanda futura y planificar las compras en consecuencia, asegurando que siempre haya stock suficiente sin incurrir en excesos. Eficiencia en Ventas y Logística: La coordinación de pedidos, facturación y entregas se simplifica, mejorando la eficiencia operativa y la satisfacción del cliente.
- Mejora en la Comunicación: En el caso de a3ERP, la integración de todos los datos en un único sistema facilita la comunicación con el asesor, que si es usuario de a3 podrá integrar los datos de forma muy sencilla.
- Escalabilidad: a3ERP permite ir configurando la solución a medida, incorporando módulos específicos y conectando el software con otras herramientas según necesidades. Ej. TPV, producción, CRM, Business Intelligence…
Flexibilidad del ERP y ejemplos de aplicación
Los sistemas ERP son altamente flexibles y se pueden adaptar a las necesidades específicas de diferentes tipos de negocios. Por ejemplo, una empresa de distribución de alimentos puede configurar su ERP para priorizar la gestión de caducidades y la logística de entregas, mientras que una empresa de fabricación puede enfocarse más en la producción y el control de calidad.
Empresa de Distribución de Productos Frescos: Una empresa que distribuye frutas y verduras frescas puede usar el ERP para rastrear las fechas de cosecha y caducidad, optimizando la cadena de suministro para que los productos lleguen frescos a los clientes.
Empresa de Alimentos Preparados: Una compañía que ofrece comidas preparadas puede utilizar el ERP para gestionar las recetas, controlar los ingredientes y sus fechas de vencimiento y coordinar la producción con los pedidos de los clientes, garantizando la entrega de productos frescos y seguros.
De este modo, un ERP es una herramienta flexible con gran capacidad de adaptación lo que la convierte en un aliado estratégico para cualquier tipo de negocio, mejorando la eficiencia operativa y la competitividad en el mercado.