¿Qué es el Portal del Empleado?
El portal del empleado es una herramienta de software que optimiza la gestión del empleado y las relaciones con la organización a la que pertenecen. Permite a los jefes y empleados interactuar en el día a día de la empresa y ayuda en las tareas de gestión y administración.
Esto permite llevar a cabo un flujo de trabajo diario e informar de todas las cuestiones que se produzcan en cada jornada laboral. El objetivo fundamental de este programa es que las relaciones entre todos los miembros de la empresa fluyan y los intereses de todos sigan el mismo camino: optimizar los resultados y generar confianza entre los empleados y la organización.
Utilidades del portal para la gestión del empleado
Son muchas las gestiones que se pueden automatizar en el portal del empleado, gracias a un programa de software. Para ello, permite automatizar diferentes tareas:
Solicitud de permisos y vacaciones mucho más rápida
Con un Portal del Empleado, los empleados pueden visualizar el calendario laboral de manera rápida y sencilla. De esta forma, podrán pedir las vacaciones acordes al calendario laboral rápidamente. Haciendo partícipes a los empleados de algunas tareas administrativas, se podrá reducir hasta en un 50 % (¡o más!) el tiempo destinado a recursos administrativos.
Sin necesidad de disponer de un ordenador
Ya no es necesario disponer de un ordenador, existen apps para smartphones y tablets como a3EQUIPO Portal del Empleado que permiten a los usuarios acceder a las prestaciones más habituales.
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Notificaciones y acceso al recibo de Nómina
Los empleados recibirán notificaciones del pago de su nómina y podrán acceder tanto a un resumen de las cantidades como al propio recibo de nómina. Esto permitirá que puedan consultar el histórico de las hojas de salarios evitando tener que hacer la consulta al departamento de Recursos Humanos, lo que podría retrasar sus gestiones personales.
Envío y redacción de comunicados
Esta herramienta permite centralizar el canal de comunicación para comprobar su alcance. Así, se podrán enviar comunicaciones a todos los empleados y será viable elegir el método para comprobar si se ha recibido esa notificación: publicadas en un panel de noticias o con notificaciones vía email. También se pueden enviar notificaciones con acuse de recibo, algo muy útil para la administración de una empresa. En definitiva, esta función permite que fluya la comunicación, para evitar cualquier malentendido.
Modificar las fichas de los empleados
Cualquier modificación que se produzca en la ficha de un empleado puede ser registrada al momento. La persona que necesite hacer un cambio en su ficha, como puede ser una dirección de email o la cuenta bancaria donde se le ingresa la nómina, introducirá las modificaciones en el programa. El encargado de RRHH tan solo deberá validar los nuevos registros con un clic.
Petición de cursos de formación
El interesado en matricularse en algún curso de formación facilitado por la empresa podrá matricularse a través de la plataforma. Incluso, podrá solicitar a la empresa una oferta nueva de cursos de formación, como sugerencia.
Compensación de gastos
La plataforma también ofrece la oportunidad de gestionar las dietas por desplazamiento o comidas, en el momento. El empleado recibirá este abono en su próxima nómina, sin necesidad de enviar a administración la copia de los recibos de los gastos del mes.
Ventajas del Portal del Empleado
La gestión eficaz es una de las herramientas más poderosas para el Departamento de RRHH de una empresa. Con una herramienta como a3EQUIPO Portal del Empleado, el personal directivo de una empresa podrá:
- Conocer a su equipo de manera global, lo que incluye todos los datos relevantes del empleado.
- Hacer un seguimiento de la evolución de la gestión de todas las tareas administrativas: solicitud de formación, evaluación, aprobaciones o denegaciones.
- Planificar todas las tareas administrativas, de modo que sea posible controlar y validar todos los días de vacaciones y permisos.
- Desarrollar el equipo: detección y gestión de las solicitudes de formación, permisos, etc.
Las ventajas para los empleados también son destacables. Con una herramienta tan sencilla como esta, cualquier persona, independientemente de sus habilidades informáticas, podrá consultar rápidamente todas sus dudas.
- El hecho de tener un punto de encuentro virtual con el Departamento de RRHH hace más fácil la relación entre los empleados.
- También es destacable la oportunidad de disponer de un lugar en la nube donde se almacenen las nóminas, los certificados de retenciones o cualquier otra información personal. De esta forma, los empleados podrán actualizar sus datos personales y su CV.
- Los empleados también podrán consultar el calendario laboral, para presentar una solicitud de vacaciones o permisos, lo que optimiza los recursos.
En resumen, el portal del empleado facilita la gestión administrativa entre el Departamento de RRHH y los empleados. También favorece la comunicación interna de forma activa y proactiva, lo que hace que el trabajo y la comunicación fluyan entre departamentos de manera sencilla y rápida.
Se ha comprobado que, cuando un empleado conoce a la perfección las responsabilidades de su área, aumenta su productividad. Precisamente, es el motor del buen funcionamiento de una empresa: la capacidad de generar compromiso por parte del trabajador con la compañía para la que trabaja.
Solo alcanzando un grado de compromiso tal por parte del trabajador se logrará que la empresa avance para conseguir el objetivo común: aumentar la productividad y, con ello, los beneficios.
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